Plaatsbeschrijving: verplicht, opmaken en kosten
Een plaatsbeschrijving is verplicht bij woninghuur in Vlaanderen. Lees wat erin moet, hoe je ze opmaakt, wat ze kost en waar je ze terugvindt.
Een plaatsbeschrijving is een gedetailleerd, tegensprekelijk document dat de staat van een huurwoning vastlegt bij de start van de huur en bij het einde ervan. Bij woninghuur in Vlaanderen is een omstandige plaatsbeschrijving verplicht: ze wordt samen door huurder en verhuurder opgesteld en samen met het huurcontract geregistreerd bij de FOD Financiën. Hieronder lees je wat een plaatsbeschrijving precies is, of ze verplicht is, wat er allemaal in moet, hoe je ze opmaakt, hoe ze samenhangt met het huurcontract, wat ze kost, welk model je in Vlaanderen kunt gebruiken, hoe de plaatsbeschrijving bij vertrek werkt en waar je op let bij een appartement.
Wat is een plaatsbeschrijving?
Een plaatsbeschrijving is een schriftelijk document dat de toestand van een huurwoning nauwkeurig beschrijft op een bepaald moment. Het synoniem is een staat van bevinding.
Bij de start van de huur maak je een intredende plaatsbeschrijving op. Op het einde van de huur volgt een uittredende plaatsbeschrijving, die je vergelijkt met de intredende om te bepalen of er schade is.
Het document is tegensprekelijk: huurder en verhuurder stellen het samen op, of laten zich vertegenwoordigen, en ondertekenen het allebei. Zo staat de begintoestand van de woning zwart op wit voor beide partijen.
Is een plaatsbeschrijving verplicht?
Ja, bij woninghuur in Vlaanderen is een omstandige plaatsbeschrijving verplicht volgens het Vlaams Woninghuurdecreet. Ze moet tegensprekelijk en voor gedeelde rekening worden opgesteld.
Je maakt de plaatsbeschrijving op terwijl de woning nog leegstaat of tijdens de eerste maand van bewoning. Daarna registreer je ze samen met het huurcontract bij de FOD Financiën.
Ontbreekt een omstandige plaatsbeschrijving, dan wordt de huurder vermoed de woning te hebben ontvangen in dezelfde staat als op het einde van de huur. De verhuurder kan dan moeilijk schade aanrekenen, tenzij hij het tegendeel bewijst.
Wat moet er in een plaatsbeschrijving staan?
Een plaatsbeschrijving moet de woning zo gedetailleerd beschrijven dat er achteraf geen twijfel bestaat over de begintoestand. De verplichte en aangeraden elementen zijn hieronder opgesomd.
- Identiteit van huurder en verhuurder en het adres van het pand
- De datum waarop de plaatsbeschrijving is opgemaakt
- Een beschrijving per ruimte van muren, vloeren, plafonds, ramen en deuren
- De staat van de keuken, het sanitair, de verwarming en de elektriciteit
- De meterstanden van gas, water en elektriciteit
- Bestaande gebreken, beschadigingen of gebruikssporen
- Foto's ter staving van de beschreven toestand
- De handtekening van beide partijen
Hoe concreter de beschrijving en de foto's, hoe kleiner de kans op discussie bij vertrek. Een vage vermelding zoals "in goede staat" volstaat niet voor een omstandige plaatsbeschrijving.
Hoe maak je een plaatsbeschrijving op?
Je maakt een plaatsbeschrijving op door de woning samen ruimte per ruimte te overlopen en alles vast te leggen voordat de huurder intrekt. Huurder en verhuurder kunnen dat zelf doen of samen een expert aanstellen.
De stappen om een plaatsbeschrijving op te maken staan hieronder.
- Maak een afspraak wanneer de woning leeg is of tijdens de eerste maand van bewoning.
- Overloop elke ruimte en beschrijf muren, vloeren, plafonds, ramen, deuren en uitrusting.
- Noteer de meterstanden van gas, water en elektriciteit.
- Neem foto's van elke ruimte en van bestaande gebreken.
- Laat het document door beide partijen dateren en ondertekenen.
- Registreer de plaatsbeschrijving samen met het huurcontract.
Wie het zelf niet ziet zitten, kan een landmeter-expert of vastgoedexpert aanstellen. Die stelt een neutrale, omstandige beschrijving op, wat discussies achteraf helpt vermijden.
De plaatsbeschrijving en het huurcontract
De plaatsbeschrijving hoort bij het huurcontract en moet er samen mee geregistreerd worden bij de FOD Financiën. Voor een woning die als hoofdverblijfplaats dient, is die registratie binnen 2 maanden gratis.
De verhuurder is verantwoordelijk voor de registratie van het woninghuurcontract en de plaatsbeschrijving. Dat gebeurt digitaal via MyRent, de toepassing die je bereikt via MyMinfin. Registreer je het huurcontract niet, dan verliest het zijn vaste datum tegenover derden en krijgt de huurder extra rechten.
Hoeveel kost een plaatsbeschrijving?
Een plaatsbeschrijving is gratis wanneer huurder en verhuurder ze zelf onderling opstellen. Stellen ze samen een expert aan, dan wordt het ereloon wettelijk gedeeld tussen beide partijen. Een overzicht staat in de tabel hieronder.
| Manier van opmaken | Kostprijs | Wie betaalt |
|---|---|---|
| Zelf, onderling opgemaakt | Gratis | Geen kosten |
| Door een gezamenlijk aangestelde expert | Ereloon van de expert | Gedeeld tussen huurder en verhuurder |
De kostprijs van een expert hangt af van het kantoor en de grootte van de woning. Vraag daarom vooraf een offerte, zodat je de prijs en de dienstverlening kunt vergelijken voordat je een expert aanstelt.
Model plaatsbeschrijving in Vlaanderen
Een model of sjabloon van een plaatsbeschrijving helpt om geen enkele ruimte of uitrusting te vergeten. Er bestaan modeldocumenten en checklists, onder meer via de Vlaamse overheid en huurdersorganisaties.
Belangrijker dan het model zelf is dat de beschrijving omstandig en tegensprekelijk is. Een sjabloon dat enkel "goede staat" per ruimte laat aanvinken, voldoet niet. Vul per ruimte concrete vaststellingen in en onderbouw ze met foto's.
Plaatsbeschrijving bij vertrek
Bij het einde van de huur maak je een uittredende plaatsbeschrijving op en vergelijk je die met de intredende. Het verschil bepaalt of de huurder aansprakelijk is voor schade.
De huurder is aansprakelijk voor schade die verder gaat dan normale slijtage. Voor gewone ouderdom en normaal gebruik, zoals lichte gebruikssporen, is de huurder niet aansprakelijk. Zonder intredende plaatsbeschrijving is die vergelijking niet mogelijk, wat meestal in het voordeel van de huurder speelt.
Plaatsbeschrijving voor een appartement
Voor een appartement gelden dezelfde regels als voor een huis: een omstandige, tegensprekelijke plaatsbeschrijving van de private delen. Beschrijf naast de leefruimtes ook het terras, de berging, de kelder en de parkeerplaats als die bij het appartement horen.
De gemeenschappelijke delen van het gebouw vallen onder de mede-eigendom en het reglement van interne orde, niet onder je individuele plaatsbeschrijving. Noteer wel de meterstanden en de staat van de individuele uitrusting zoals de verwarmingsketel of de zonneboiler als die tot het appartement behoort.
Zelf opmaken of een expert inschakelen?
Een eenvoudige, lege woning kun je vaak zelf tegensprekelijk beschrijven, met veel foto's als bewijs. Bij een grotere woning, een discussie tussen partijen of een verhuur op afstand loont een gezamenlijk aangestelde expert: die stelt een neutrale, omstandige beschrijving op en de kosten worden gedeeld.
Conclusie
Een plaatsbeschrijving legt de staat van een huurwoning vast bij de start en op het einde van de huur en is bij woninghuur in Vlaanderen verplicht. Ze wordt tegensprekelijk opgesteld, onderbouwd met foto's en samen met het huurcontract geregistreerd bij de FOD Financiën.
Een zorgvuldige, omstandige plaatsbeschrijving beschermt zowel huurder als verhuurder: ze maakt bij vertrek duidelijk wat normale slijtage is en wat werkelijke schade, en voorkomt zo discussies over de waarborg.
Veelgestelde vragen
Wat moet er allemaal in een plaatsbeschrijving staan?
Een plaatsbeschrijving bevat de identiteit van huurder en verhuurder, het adres, de datum en een gedetailleerde beschrijving per ruimte van muren, vloeren, plafonds, ramen, deuren, keuken, sanitair en verwarming. Ook de meterstanden, eventuele gebreken en foto's ter staving horen erin, met de handtekening van beide partijen.
Hoeveel kost een gemiddelde plaatsbeschrijving?
Stellen huurder en verhuurder de plaatsbeschrijving zelf op, dan is ze gratis. Schakelen ze samen een expert in, dan wordt het ereloon wettelijk gedeeld tussen beide partijen. De kostprijs hangt af van de expert en de grootte van de woning, dus vraag vooraf een offerte.
Wat is een synoniem voor plaatsbeschrijving?
Een plaatsbeschrijving wordt ook een staat van bevinding genoemd. Naargelang het moment spreekt men van een intredende plaatsbeschrijving bij de start van de huur en een uittredende plaatsbeschrijving op het einde.
Waar kan ik een plaatsbeschrijving terugvinden?
De plaatsbeschrijving zit bij je geregistreerde huurcontract. Je vindt ze terug in je dossier via MyMinfin of vraag een kopie aan de verhuurder of de vastgoedmakelaar die de huur beheert.
Is een plaatsbeschrijving verplicht in Vlaanderen?
Ja, bij woninghuur in Vlaanderen is een omstandige plaatsbeschrijving verplicht. Ze wordt tegensprekelijk opgesteld en samen met het huurcontract geregistreerd bij de FOD Financiën.